Beschreibung der Rechte

Navigation:  Xpert-Timer Handbuch > Mitarbeiterverwaltung > Neue Rechtegruppe anlegen >

Beschreibung der Rechte

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Show/Hide Hidden Text

Mitarbeiterverwaltung

Arbeitsgruppen anzeigen / anlegen / bearbeiten / löschen

Arbeitsgruppen / Abteilungen bestehen aus mehreren Mitarbeitern. Im Moment dienen diese Arbeitsgruppen nur der Verwaltung und haben keine Funktion. In Zukunft wird die Ansicht des Xpert-Timer auf die Arbeitsgruppe des Mitarbeiters beschränkt.

Mitarbeiter anzeigen / anlegen / bearbeiten / löschen

Mit diesem Recht dürfen Sie neue Mitarbeiter die im Xpert-Timer angelegt werden sollen, anlegen, bearbeiten und löschen. Bitte beachten Sie, dass durch die Deaktivierung eines Mitarbeiters auch ein Lizenzplatz frei wird. Löschen sollten Sie daher Mitarbeiter nur, wenn Sie auch dessen Projektzeiten nicht mehr dem ausgeschiedenen Mitarbeiter zuordnen möchten.

Rechtegruppe anzeigen / anlegen / bearbeiten / löschen

Über die Rechtegruppen werden die Zugriffe im Xpert-Timer geregelt.

Projekttypen

Projekttypen anlegen / bearbeiten / löschen

Projekttypen sind die kleinen Grafiken, die Sie im Projektmanager neben dem Projektnamen sehen, wenn ein Projekttyp vergeben wurde. Mit diesem Recht können Sie in der Konfiguration neue Projekttypen anlegen, bearbeiten oder löschen.

Projekte

Gesamtsummen für Teamprojekte anzeigen

Die Gesamtsumme bei Teamprojekten wird im Projektmanager angezeigt. Entnehmen Sie dieses Recht, gibt es nicht mehr die gesamt genutzte Zeit in einem Teamprojekt anzuzeigen.

Projekt anlegen (Allgemein)

Mit diesem Recht dürfen Sie alle Arten von Projekten anlegen.

Projekt anlegen (Hauptprojekt)

Haben Sie das allgemeine Projekt anlegen nicht, dafür aber dieses, können Sie nur Hauptprojekte anlegen.

Projekt anlegen (Unterprojekt)

Haben Sie das allgemeine Projekt anlegen nicht, dafür aber dieses, können Sie nur Unterprojekte anlegen.

Projekt anzeigen / bearbeiten / löschen

Um die Projekteigenschaften eines Projekts zu sehen, zu bearbeiten und ein Projekt zu löschen, benötigen Sie diese drei Rechte.

Projekt starten

In manchen Fällen wird niemals ein Projekt gestartet. Z.B. wenn der Xpert-Timer nur als Verwaltungstool genutzt wird. Dieses Recht erlaubt Ihnen die automatische Zeiterfassung bei Bedarf zu verbieten.

Projekt zu Mitarbeiter zuweisen

Sind mehrere Mitarbeiter an einem Projekt geplant, müssen diese dem Projekt zugewiesen werden. Nur die zugewiesenen Mitarbeiter sehen das entsprechende Projekt in Ihrem Projektmanager.

Projekte aller Mitarbeiter sehen

Dürfen Sie auch die Projekte aller Mitarbeiter im Unternehmen sehen, bzw. sollen Sie diese sehen, benötigen Sie dieses Recht. Damit erhalten Sie einen weiteren Reiter in Ihrem Projektmanager "Projekte aller Mitarbeiter anzeigen" und "Nur eigenen Projekte anzeigen".

Projekte anderer Mitarbeiter löschen

Hiermit dürfen Sie auch Projekte löschen, die Sie nicht selbst angelegt haben.

Projekte archivieren

Ist ein Projekt abgeschlossen und soll nicht mehr im Projektmanager auftauchen, sollte es archiviert werden. In manchen Unternehmen sollte dies nur von bestimmten Personen durchgeführt werden.

Projekte rückwirkend starten

Damit lassen sich Projekte rückwirkend starten. Sie haben z.B. vergessen ein Projekt umzuschalten und merken dies erst nach 10 Minuten. Dann können Sie das nächste Projekt rückwirkend durch drücken der Strg Taste starten.

Projektfortschritt ändern

Manche Unternehmen möchten, dass der Mitarbeiter den Projektfortschritt manuell eingibt. Dies können Sie nur mit diesem Recht.

Projektliste drucken

Hier geht es um das Drucken einer Projektliste

Projektreports per E-Mail senden

Diese Projektlisten können Sie bei Bedarf auch per E-Mail versenden. Entnehmen Sie dieses Recht, wenn Sie die E-Mail Funktion nicht nutzen. Damit erscheinen auch gar nicht die Knöpfe dazu im Programm und machen es übersichtlicher.

Projektstatus ändern

Hier geht es um die Stati: Aktiv, Abgeschlossen, Abgerechnet usw. Die Mitarbeiter, die Projekte abschließen oder abrechnen, sollten dieses Recht besitzen.

Projektverantwortlichen zuweisen

Im Projektteam sollte ein Projektverantwortlicher hinterlegt sein. Damit wissen Sie sofort wen Sie bei Fragen ansprechen müssen. Mit diesem Recht dürfen sie diesen Projektverantwortlichen festlegen.

Auswertung

Auswertung ansehen

Hier handelt es sich um den Auswertungsdialog ohne Einschränkungen.

Auswertung ansehen Jahr / Monat / Tag / Woche

Möchten Sie den Dialog übersichtlicher gestalten und benötigen einige der angezeigten Reiter nicht, können Sie die Ansicht hier einschränken.

Auswertung drucken

Mit diesem Recht ist dem Mitarbeiter erlaubt, die Auswertungen auszudrucken.

Auswertung exportieren

Damit können Sie die angezeigten Daten in der Auswertung nach .csv oder Excel exportieren.

Historie

Historie anderer Mitarbeiter bearbeiten / löschen

Hiermit können Sie auch die Einträge anderer Mitarbeiter bearbeiten oder löschen.

Historie anderer Mitarbeiter sehen

Manchmal ist es nötig auch die Einträge der Kollegen in der Tätigkeitshistorie anzuzeigen. Dieses Recht zeigt einen Knopf zum Anzeigen der Tätigkeiten aller Mitarbeiter in der Historie an.

Historie anzeigen

Hiermit bekommen Sie das generelle Recht die Tätigkeitshistorie in Ihrem Xpert-Timer einzublenden.

Historie anlegen / bearbeiten / löschen

Zusätzlich können Sie mit diesen Rechten die neue Einträge erstellen, bearbeiten und / oder löschen.

Aufgaben

Aufgabe an anderen Mitarbeiter senden

Vergeben Sie eine Aufgabe an einen anderen Mitarbeiter zu Bearbeitung.

Aufgabe starten

Starten Sie die Zeiterfassung auf eine Aufgabe. Sollten Sie niemals Zeiten auf Aufgaben buchen, sollten Sie dieses Recht entnehmen, um sicherzustellen, dass dies nicht versehentlich passiert.

Aufgaben anderer Mitarbeiter sehen / bearbeiten / löschen

Sie benötigen dieses Recht um auch die Aufgaben aller anderen Mitarbeiter zu sehen, zu editieren oder zu bearbeiten und löschen.

Aufgaben anzeigen / anlegen / bearbeiten / löschen

Um Ihre eigenen Aufgaben zu sehen, wählen Sie aus diesen selbsterklärenden Rechten.

Aufgaben im allgemeinen Aufgabenpool sehen

Der Allgemeine Aufgabenpool beinhaltet Aufgaben, die keinem Mitarbeiter spezifisch zugeordnet wurden. Jeder Mitarbeiter kann sich daraus bedienen.

Aufgabenkategorie anlegen / bearbeiten / löschen

Aufgaben werden in Aufgabenkategorien unterteilt. Dieses Recht erlaubt das neue Erstellen von Aufgabenkategorien, das Bearbeiten und Löschen.

Aufgabenvorlage anlegen / bearbeiten / löschen

Aufgabenvorlagen sind Aufgabenpakete die als Vorlage für Projekte dienen. So brauchen Sie nicht zu jedem Projekt die selben Aufgaben anlegen. Um die Übersicht zu wahren, sollten Sie allerdings Mitarbeiter bestimmten, die diese Pakete, bzw. die Vorlagen erstellen dürfen.

Aufgabenverwaltung öffnen

Die Aufgabenverwaltung ist eine projektübergreifende Ansicht der Aufgaben. Hier werden alle erstellten Aufgaben gelistet.

Allgemein

Benutzerdefinierte Felder erstellen

In den Kunden- und Projekteigenschaften können benutzerdefinierte Felder erstellt werden, die Ihnen zur Auswertung oder zur reinen Information dienen können.

Daten exportieren / importieren

Hier geht es grundsätzlich um die Sichtbarkeit der Option Export/Import

Datensicherung anlegen

Datensicherungen sollten nur von einem Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen erstellt werden.

Druckvorlage ändern

Druckvorlagen sollten Sie auch nur von einem Mitarbeiter erstellen lassen

Konfiguration bearbeiten

Die Konfiguration ist in die Bereiche Benutzer, Erweitert und System geteilt. Mit diesem Recht erhalten Sie die Ansicht für den Reiter "Benutzer".

Konfiguration bearbeiten "Erweitert"

Hiermit schränken Sie auf den Reiter "Benutzer" und "Erweitert" ein.

Konfiguration bearbeiten "System"

Hiermit schränken Sie auf den Reiter "Benutzer" und "System" ein.

Preise sichtbar

Über dieses Recht regeln Sie die Sichtbarkeit der Preise. Sowohl interne als aus externe Preise, Preis pro Einheit. Im ganzen System sind ohne dieses Recht keine Preise sichtbar.

Systemmeldungen erhalten

Systemmeldungen, wie z.B. eine Updatebenachrichtigungen. Dieses Rechte sollte nur eine Person im System besitzen.

Updateprüfung im Internet erlauben

Der Mitarbeiter bekommt einen Menüpunkt "Auf Updates prüfen" im Projektmanager.

Updates im Netzwerk einspielen

Der Mitarbeiter hat das Recht auch Updates im Firmennetzwerk einzuspielen. Nur Administratoren mit nötigen Rechten zum Update der Tabellenstruktur auf einem MySQL oder MS-SQL Server sollten Update Rechte besitzen.

 

 

Dokumente

Dokumente anlegen / bearbeiten / anzeigen / löschen

Zu jedem Projekt können Sie Dokumente anhängen.

Dokumentenverwaltung öffnen

Manchmal sollte die Verwaltung der Dokumenten nur von einzelnen Personen getätigt werden. Hier können Sie den Zugriff auf die Verwaltung einschränken.

Dokumentenordner anlegen / bearbeiten / löschen

Dokumente können in Dokumentenordnern zusammengefasst werden.

Dokumentenverwaltungs-Konfiguration ändern

In der Konfiguration können Sie die Sicherheitsstufe des Dokument sowie die erlaubten Dokumentenänderungen einstellen. Hier handelt es sich um den Reiter "Dokumentenverwaltung" in der Konfiguration.

Kunden

Alle Kunden sehen

Dieses Recht erlaubt dem Mitarbeiter alle Kunden unternehmensweit und arbeitsgruppenübergreifend zu sehen. Ansonsten sind nur die Kunden seiner Arbeitsgruppe sichtbar.

Kunden ansehen

Die Kundenverwaltung ist sichtbar, aber nur die Kunden, die dem Mitarbeiter auch zugewiesen sin.

Kunden anlegen / bearbeiten / löschen

Kunden können komplett verwaltet werden.

Kunde in Kundenverwaltung auch sichtbar, wenn kein Projekt zu Mitarbeiter zugewiesen

Die Kundenverwaltung ist sichtbar, sowie alle darin enthaltenen Kunden.

Kundenverwaltung öffnen

Die Kundenverwaltung ist als Menüpunkt im Projektmanager enthalten und kann geöffnet werden.

Kundenauswahl

Kundenauswahl anlegen / anzeigen / löschen

In der Kundenverwaltung können Kunden zu Kundengruppen zusammengefasst werden.

Kundennotizen

Kundennotizen anzeigen

Zu jedem Kunden können Notizen erfasst werden. Hier können Sie regeln, ob diese für den Mitarbeiter sichtbar sind.

Kundennotizen erstellen / bearbeiten / löschen

Erst mit der Option Kundennotizen anzeigen, besteht die Möglichkeit, diese auch zu erstellen und zu bearbeiten.

Rechnungen

Rechnungen anzeigen

Erstellte Rechnungen werden in der Kundenverwaltung angezeigt.

Rechnungen anlegen / bearbeiten / löschen

 

Rechnungen drucken

 

Rechnungs-PDF öffnen

Dieses Recht erlaubt das öffnen der .pdf Rechnungen.

Rechnungsverwaltung öffnen

Die Rechnungsverwaltung ist eine übergreifende Ansicht der Rechnungen. Hier werden alle erstellten Rechnungen gelistet.

Projektleistungen

Leistungsverwaltung öffnen

Die Leistungsverwaltung bietet eine Übersicht aller angefallenen Projektleistungen zu Projekten

Projektleistungen anlegen / bearbeiten / löschen

Dieses Recht bezieht sich auf die Erstellung, Bearbeitung und Löschung dieser Leistungen.

Projektleistungen anzeigen

Um überhaupt die Optionen der Projektleistungen im Programm zu sehen, benötigen Sie dieses Recht.

Leistungskatalog

Leistungskatalog anzeigen / bearbeiten

Um die Vorlagen für die Projektleistungen zu sehen benötigen Sie dieses Recht. Ebenso, um diese zu bearbeiten.

Leistungskatalogeintrag erstellen

Möchten Sie eine neue Vorlage für eine Projektleistung erstellen, müssen Sie auf jeden Fall auch das Recht Leistungskatalogverwaltung öffnen besitzen.

Leistungskatalogeintrag löschen

Dient zum Löschen einer Vorlage

Leistungskatalogverwaltung öffnen

Um überhaupt eine Vorlage zu bearbeiten, ist dieses Recht notwendig.

Kundenauswahl

Kundenauswahl anlegen

Mit den optionalen Haken neben den Kundennamen können Kunden ausgewählt und als Kundengruppe gespeichert werden.

Kundenauswahl anzeigen

Um die gespeicherten Kundengruppen anzuzeigen und auszuwählen, ist dieses Recht nötig.

Kundenauswahl löschen

 

Textbausteine

Textbaustein anlegen / bearbeiten / löschen

Textbausteine können in fast allen Textfeldern im Xpert-Timer eingesetzt werden. Regeln Sie hier die Verwaltung dieser Textbausteine.

Textbausteine anzeigen

Dieses Recht ist dringend nötig, damit die anderen Textbausteine Rechte greifen.

Zeitstempel

Änderung des Abrechnungsstatus erlauben

Ein Zeitstempel kann z.B. den Abrechnungsstatus "nicht verrechnen" erhalten.

Zeiten anderer Mitarbeiter sehen

Damit sehen sie alle erfassten Zeiten im Xpert-Timer System. Auch die Ihrer Kollegen

Zeiten nachtragen, wenn Projekt abgeschlossen

Obwohl ein Projekt den Status "Abgeschlossen" besitzt können trotzdem Zeiten auf dieses Projekt gebucht werden.

Zeitstempel anderer Mitarbeiter ändern / löschen

Sie haben das Recht, auch die Zeiten Ihrer Mitarbeiter zu editieren, bzw. zu löschen.

Zeitstempel ansehen

Regelt, ob die Zeitstempelliste in Ihrem Projektmanager überhaupt sichtbar ist.

Zeitstempel bearbeiten

Hiermit erlauben Sie das bearbeiten der erfassten Zeitstempel

Zeitstempel bearbeiten (nur Kommentar)

Hiermit erlauben Sie das bearbeiten der erfassten Zeitstempel, allerdings nur für den Kommentar. Bitte beachten Sie, dass "Zeitstempel bearbeiten" in der Hierarchie höher steht.

Zeitstempel löschen

 

Zeitstempel nachtragen

Damit können Sie nachträglich Zeiten manuell erfassen.

Erinnerungen

Erinnerungen anlegen

Hiermit können Sie Erinnerungen zu Objekten anlegen (Kunden, Projekte, Aufgaben)

Erinnerungen anzeigen / bearbeiten / löschen

Dieses Recht, macht die Erinnerungen zu den Objekten sichtbar, zu bearbeiten und löschbar.

Synchronisation

Darf über eine Datenbankverbindung synchronisieren

Sie können nur Ihre Daten synchronisieren, wenn Sie über LAN oder WLAN direkt mit der zentralen Datenbank verbunden sind.

Darf über eine XTSyncServer-Verbindung synchronisieren

Sie können nur Ihre Daten synchronisieren, wenn sich der Xpert-Timer über den XTSync-Server mit der zentralen Datenbank verbindet.

Darf über PC synchronisieren

Sie benötigen dieses Recht, wenn Sie zur Synchronisation einen PC nutzen.

Darf über Smartphone (Android) synchronisieren

Sie benötigen dieses Recht, wenn Sie zur Synchronisation ein Android Smartphone / Tablet nutzen.

Synchronisationskonten ansehen

In der Benutzerverwaltung gibt es eine Übersicht der Synchronisationskonten. Dieses Recht regelt den Zugriff darauf.

Synchronisationskonto anlegen / bearbeiten / löschen

Hiermit regeln Sie den Zugriff zur Konfiguration der Synchronisationskonten.