Die Dokumentenverwaltung

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Die Dokumentenverwaltung

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Über den Menüpunkt "Fenster" -> Dokumentenverwaltung gelangen Sie in die Übersicht Ihrer Dokumente.

Sie können die Dokumente zu Ihren Projekten auch im Projektmanager einblenden. Nutzen Sie dazu den Knopf "Anzeigebereiche" und wählen "Dokumente".

Mit der Dokumentenverwaltung können Sie Dateien bzw. Dokumente im Xpert-Timer verwalten. Die Dokumente können entweder direkt in der Datenbank oder als Verweis auf eine Datei der Festplatte oder im Netzwerk hinterlegt werden. Wir empfehlen vor allem mit der Access oder SQLite Datenbank die Dokumente immer als Verknüpfung anzulegen, da sich sonst die Datenbank unnötig aufbläht.

In der Zeitleiste sehen Sie, ob Dokumente an Ihrem Projekt hängen. Wenn Sie mit der Maus über die Anzeige fahren, sehen Sie in einer Liste die Dokumente.

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeitleiste klicken, bekommen Sie die Möglichkeit die Dokumentenverwaltung zu öffnen und damit weitere Dokumente Ihrem Projekt zuzuweisen. Sie können auch per drag & drop Dokumente einfach auf die Zeitleiste ziehen oder direkt in den Projektmanager auf dem Projekt fallen lassen.

Zur Auswahl der Dokumente steht Ihnen dann folgender Dialog zur Verfügung:

Wählen Sie jetzt Ihren Kunden und das entsprechende Projekt, an das Sie Ihr Dokument hängen möchten. Für Sie stehen vier Möglichkeiten zum Speichern von Dokumenten zur Verfügung:

Als Verknüpfung: Sie setzen einen Link zu einem bestimmten Dokument. Achten Sie darauf, dass Sie keine Verknüpfungen auf Dateien der lokalen Festplatte anlegen, wenn Sie im Team arbeiten. Sonst haben Ihre Kollegen keinen Zugriff auf das Dokument.

In den Datensafe: Sie speichern das Dokument in der Datenbank Da die Dokumente direkt in die Datenbank geschrieben werden, achten Sie darauf, dass Sie keine unnötig große Dateien in den Safe speichern. (z.B. Bilder). Dies bläht die Datenbank unnötig auf und verlangsamt sie. Vermeiden Sie die Benutzung des Datensafe bei Verwendung einer ACCESS-Datenbank, da die Wahrscheinlichkeit eines Datenverlusts mit der Größe der Datenbank zunimmt.

In den Datensafe (nicht editierbar): Sie speichern das Dokument gesperrt in der Datenbank

Als Vorlage: Ein beliebiges Dokument kann in Zukunft als Vorlage für weitere Dokumente in den Datensafe gepackt werden. (wird derzeit nicht unterstützt)

Sicherheitsstufe: Mit der Sicherheitsstufe regeln Sie die Sichtbarkeit und den Zugriff auf das Dokument. Diese Sicherheitsstufe vergeben Sie auch dem jeweiligen Mitarbeiter in den Mitarbeiterdaten.

Optionen

Wählen Sie die Option "Allgemeine Projektdatei" aus, ist das Dokument auch in allen Unterprojekten sichtbar. Möchten Sie zusätzlich, dass das Projekt auch in der Zeitleiste aufrufbar ist, setzen Sie einen Haken bei "Aufrufbar aus der Zeitleiste".

Bearbeitbare Dokumente wie z.B. .doc oder .xls können Sie jederzeit neu bearbeiten und wieder in die Datenbank schieben. Dokumente im PDF Format oder ähnlichem kommen jedoch in den Datensafe (nicht editierbar)