Outlook und Aufgaben

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Outlook und Aufgaben

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Sie können E-Mails aus Outlook in Ihren Xpert-Timer importieren. Dabei werden die Nachrichten als .msg Datei in der Dokumentenverwaltung gespeichert. Wenn Sie den Import über die Aufgabenliste vornehmen, werden Ihre E-Mails sowohl als Aufgabe im Xpert-Timer angelegt, als auch gleichzeitig in der Dokumentenverwaltung gespeichert.

 

Sie können die Aufgaben auch komfortabel per drag&drop aus Ihrem Outlook Programm in die Aufgabenliste des Xpert-Timer ziehen. Damit importieren Sie die Aufgabe schnell und einfach. (Sieht Handbuch Eintrag weiter unten)

 

Dazu blenden Sie per Rechtsklick auf einen der Knöpfe den Knopf "E-Mail Import" ein.

 

 

Im nächsten Schritt klicken Sie auf den Knopf. Sie werden nun gefragt, welchen Ordner Sie gerne aus Outlook importieren möchten.

 

 

Sämtliche E-Mails aus dem gewählten Ordner werden geladen. Sie können dann im nächsten Schritt wählen, genau welche Sie davon in Ihren Xpert-Timer übernehmen möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie das korrekte Projekt ausgewählt haben zu dem Aufgaben erstellt werden.

Durch setzen der Haken neben den einzelnen E-Mails können Sie spezifische E-Mails zum Import auswählen. Schränken Sie bei vielen E-Mails am besten die Suche über das Datumsfeld ein.

 

 

Sobald Sie auf "Importieren" klicken, werden Ihre E-Mails in die Xpert-Timer Datenbank geschrieben.

 

 

Bestätigen Sie die Meldung mit "Ja". Damit werden die Daten importiert.

 

 

Ihre Importierten E-Mails sind jetzt Ihrer Aufgabenliste sichtbar.

 

 

Gleichzeitig erscheinen diese auch in Ihrer Dokumentenverwaltung:

 

 

Import per drag&drop

Eine weitere Möglichkeit eine E-Mail in die Aufgabenliste zu importieren, ist diese E-Mail per drag&drop in die Aufgabenliste des Xpert-Timer zu ziehen. Wählen Sie nach dem drag&drop das entsprechende Projekt aus für das die Outlook E-Mail zur Aufgabe gewandelt werden soll.

Im nächsten Schritt sehen Sie dann wieder die "Neue Aufgabe anlegen" Details, mit den Informationen aus der E-Mail. Füllen Sie die weiteren Informationen und speichern Sie die neue Aufgabe ab.

Bitte beachten Sie, dass der E-Mail Text nicht in den Textbereich der Aufgabe übernommen werden kann. Die E-Mail wird als Anhang zur Aufgabe gespeichert. Der Betreff der E-Mail wird als Betreff in der Aufgabe übernommen.

Die Details zur E-Mail finden Sie im Reiter "Anhänge".

Automatisches Versenden der erstellten Aufgaben nach Outlook

In der Konfiguration finden Sie eine Checkbox für "Aufgabe beim Speichern an Outlook schicken". Diese Funktion sollten Sie nutzen, wenn Sie fast alle Aufgaben grundsätzlich nach Outlook exportieren möchten.

Möchten Sie nur vereinzelt Aufgaben nach Outlook schicken, dann nutzen Sie diese Option nicht. Sie werden dann beim Speichern der Aufgabe gefragt, ob Sie die gerade angelegte Aufgabe nach Outlook exportieren möchten. Jetzt können Sie entscheiden, wie Sie vorgehen.