Eine kurze Einführung

Navigation:  »No topics above this level«

Eine kurze Einführung

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Show/Hide Hidden Text

Herzlich Willkommen zu unserem kleinen Lehrgang der Sie durch die meisten Funktionen des Xpert-Timer führen wird. Der Rundgang vermittelt Ihnen die wichtigsten Arbeitsschritte im Xpert-Timer und enthält folgende Stationen:

Neue Projekte anlegen

Wählen Sie das Symbol im Projektmanager (Hauptdialog des Programms) um Ihr neues Projekt im Xpert-Timer anzulegen.

Vergeben Sie einen Namen für Ihr Hauptprojekt, z.B. Support, und bei Bedarf eine entsprechende Projektnummer. Möchten Sie in Zukunft Ihre Projektnummern automatisch vergeben, sollten Sie von Beginn an nur numerische Projektnummern nutzen. Bei individuellen Projektnummern, können Sie hier Buchstaben und Zahlen eingeben.

Projekteigenschaften

Als Erstes müssen Sie immer ein Hauptprojekt anlegen. Falls sich dieses Hauptprojekt aus mehreren Unterprojekten zusammensetzt, können Sie später bei der Zuordnung den Punkt "Neues Unterprojekt" wählen, oder im Projektmanager die Schnellerfassung nutzen. Das über die Schnellerfassung erfasste Projekt bezieht sich immer auf das im Projektmanager markierte Projekt. In unserem Beispiel wird nun ein Unterprojekt zum Hauptprojekt "Akquise" erstellt, da dieses mit der Maus markiert wurde.

Möchten Sie über die Schnellerfassung ein neues Hauptprojekt erstellen, setzen Sie den Haken bei "Als Hauptprojekt anlegen".

In der Beschreibung hinterlegen Sie optional Informationen über das Projekt. Diese Beschreibung erscheint, wenn Sie mit der Maus im Projektmanager über Ihr Projekt fahren.

Weiter können Sie festlegen, ob Sie automatisiert nach Zeitstempelkommentaren oder nach Einträgen in die Historie gefragt werden sollen. Sie können auch einen Standardtext eingeben, der dann automatisiert z.B. beim Stoppen eines Projekts eingetragen wird. Das ist vor Allem hilfreich, wenn Sie wochenlang an dem gleichen Projekt arbeiten.

Oft wird entweder die Zeitstempelliste zur Erfassung von Kommentaren genutzt, oder die Tätigkeitshistorie (Historie). Mit der Tätigkeitshistorie erfassen Sie zeitstempelunabhängige Informationen und Verläufe zum Projekt, während Sie in der Zeitstempelliste exakt zu einem bestimmten Zeitstempel einen Kommentar hinterlegen können. Je nach Ihrem Unternehmensablauf sollten Sie sich auf eine Erfassungsart beschränken. Nur in Ausnahmefällen kommen beide zum Einsatz. Zum Beispiel wenn Sie die Zeitstempelliste als Dokument Ihrem Kunden überlassen möchten, aber auch firmeninterne Abläufe in der Historie dokumentieren, die der Kunde niemals zu Gesicht bekommt.

 

Wählen Sie in den Projekteigenschaften einen Projekttyp. Sie können auch selbst Projekttypen anlegen. Projekttypen dienen Ihnen Filterkriterium. So können Sie zum Beispiel alle Projekte mit dem Projekttyp "Beratung" in einem bestimmten Datumsbereich anzeigen lassen.

Wenn Sie in den Projekteigenschaften, oder beim Anlegen des Projekts einen Projekttypen vergeben haben, sehen sie das jeweilige Symbol links neben dem Projektnamen. Diese Projekttypen dienen als Filter. z.B. möchten Sie nur die Projekte mit dem "Support"-Symbol sehen. So wie Sie die Ansicht filtern, so können Sie diese auch drucken. Klicken Sie dazu einfach auf das "Drucken" Symbol.

Als Nächstes schätzen Sie die Dauer des Projekts und tragen die Stunden in das dafür vorgesehene Feld. Anfang und Ende des Projekts werden automatisch beim Starten bzw. Beenden des Projekts gesetzt. Sie können aber auch gerne ein geplantes Datum eingeben, welches Ihnen später zur Kontrolle dienen kann.

Bis auf den Projektnamen, sind alle Angaben zum Projekt optional. Möchten Sie also schnell mit dem Programm starten, geben Sie einen Projektnamen ein und klicken auf "Speichern".

Abrechnung

Wählen Sie aus drei Kalkulationsmöglichkeiten:

Nicht verrechnen: Sie arbeiten an einem Projekt, das weder dem Kunden in Rechnung gestellt werden soll, noch soll es in die interne Kalkulation der Projektzeiten mit einfließen. Das kann z.B. die Mittagspause sein, oder private Telefonate.

Nur interne Kalkulation: Hier handelt es sich um ein Projekt, dass nicht in die Zeitkalkulation für den Kunden (für dessen Rechnung) mit einfließt, sondern nur intern kalkuliert werden soll. Dies kann z.B. ein Unterprojekt "Support" sein, den der Kunde bereits mit dem Kaufpreis einer Software bezahlt hat. Trotzdem möchten Sie kalkulieren, wie viel Zeit Sie in den Support für den Kunden stecken und wie viel der zeitliche Aufwand (interne Kosten) beträgt.

Verrechnen: Möchten Sie Ihre Projektzeiten sowohl mit dem internen, als auch externen Kostensatz kalkulieren wählen Sie diese Option.

 

Im Tabreiter "Abrechnung" können Sie den Abrechnungssatz des Projekts festlegen. Der kalkulierte Preis erscheint dann in Ihrer Zeitstempelliste in der Spalte "Preis".

Speichern Sie Ihre Einstellungen.

Die Zeitleiste

Sobald Sie auf den grünen "Play" Knopf drücken fängt die Zeit auf das Projekt an zu laufen. Auf der Zeitleiste sehen Sie das aktuell laufende Projekt.

Je nachdem wie die Anzeige in der Konfiguration eingestellt ist zeigt sie Projektname, bereits erfasste Zeit, Countdown, Kosten und die bereits erfasste Gesamtarbeitszeit an. Fahren Sie mit der Maus über die Bereiche der Zeitleiste, werden Ihnen dazu Details eingeblendet.

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Uhrzeit in der Zeitleiste klicken, erhalten Sie unterschiedliche Zeitangaben, die für Sie von Interesse sein könnten. Wenn Sie in den anderen Bereichen der Zeitleiste mit der rechten Maustaste klicken, erhalten Sie ebenfalls Kontextmenüs.

Stört Sie die Zeitleiste, können Sie die Strg-Taste gedrückt halten und mit der Maus über die Zeitleiste fahren. Sie springt für 5 Sekunden aus dem Weg. Eine andere Möglichkeit ist über die Konfiguration, die Zeitleiste automatisch verstecken zu lassen. Dann springt sie aus dem Weg, sobald Sie die Maus über sie bewegen.

Ihre Zeitleiste können Sie in der Konfiguration des Xpert-Timer individuell gestalten.

Tastaturkürzel helfen Zeit sparen

Nachdem Sie jetzt Ihre Haupt- und Unterprojekte angelegt haben, wird es Zeit, die Arbeit mit dem Xpert-Timer zu erleichtern. Tastaturkürzel vereinfachen Ihnen das Umschalten zwischen den Projekten und das Aufrufen von Funktionen.

Per Rechtsklick mit der Maus auf ein Projekt und Auswahl des Menüpunkts "Schnellzugriff" vergeben Sie eine Tastenkombination für das jeweilige Projekt.

Mit der Windows Taste + einer Zahl können Sie jetzt ohne die Maus zu benutzen zwischen Ihren Projekten umschalten.

Schnellzugriff auf Hauptprojekt

Wenn Sie Tastaturkürzel für ein Hauptprojekt vergeben, dann erhalten Sie beim Benutzen dieses Tastaturkürzels eine Auswahlliste der Unterprojekte auf Ihrem Bildschirm. Jetzt können Sie das entsprechende Unterprojekt mit der entsprechenden Zahl auswählen.

 

In unserem Beispiel drücke ich STRG+Shift+1 und erhalte folgendes Menü:

Zeitstempel

Sie können optional Ihre Zeitstempel im Projektmanager anzeigen lassen. Diese erscheinen dann in einer Auflistung.

Die schmalen grünen Balken links vom Zeitstempel zeigen die Zusammenhänge von Endzeit des letzten Stempels und Start des neuen Stempels. Erfolgte eine lückenlose Erfassung, dann erscheint ein durchgehender grüner Balken. Sind Lücken vorhanden, wie am Sonntag 16.08. zwischen 13:28 Uhr und 21:49 Uhr, dann ist kein grüner Balken neben dem Zeitstempel. Überschneiden sich einige Zeitstempel, werden diese mit einem roten Balken dargestellt.

Per Rechtsklick auf einen Zeitstempel erhalten Sie folgendes Menü:

 

Hier können Sie auch nachträglich Ihre Zeitstempel bearbeiten.

Möchten Sie mehrere Zeitstempel zusammenfassen, oder einen Zeitstempel splitten, so können Sie dies hier ebenfalls tun. Bitte beachten Sie, dass die Zeitstempel die Sie zusammenfassen möchten, alle zum gleichen Projekt gehören und zusammenhängend von der Uhrzeit sein müssen. Beim Splitten des Zeitstempels können Sie festlegen, zu welchem Zeitpunkt der Stempel gesplittet werden soll. Bitte lesen Sie genauere Details im Kapitel "Zeitstempel"

Bei Bedarf können Sie den Abrechnungsstatus des Zeitstempels ändern. Möchten Sie einen Zeitstempel z.B. nicht verrechnen, dann ändern Sie den Status hier auf "nicht verrechenbar".

Zeitstempel drucken

Sie können für Ihren Report Spalten Ihrer Projektliste ein- bzw. ausblenden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf eine Spalte. Alle Spalten die Sie einblenden werden auf Ihrem Report gedruckt.

Über den Menüpunkt Ansichtseinstellungen laden/speichern können Sie Ihre gewählten Filter und Gruppierungseinstellungen, sowie die eingeblendeten Spalten speichern.

Kommentare zu Zeitstempeln

Um den Ablauf Ihres Projekts zu verfolgen empfehlen wir Kommentare zu Ihren Zeitstempeln anzulegen. Standardmäßig werden diese unter Ihrer Projektliste im Projektmanager angezeigt. Sie können im Menüpunkt Ansicht, die Zeitstempel auch rechts neben Ihren Projekten anzeigen lassen.

In den Projekteigenschaften (Doppelklick auf das jeweilige Projekt) können Sie festlegen, dass Sie automatisch nach dem Zeitstempelkommentar gefragt werden, sobald Sie z.B. ein anderes Projekt starten, oder ein Projekt stoppen. Wollen Sie andere Mitarbeiter über den Stand des Projekts am Laufenden halten, haben Sie die Möglichkeit diese per E-Mail über den Projektfortschritt zu informieren. Den Versand nehmen Sie über den Knopf "E-Mail-Report versenden" auf der Zeitleiste vor.

Klicken Sie in das Kommentarfeld des Zeitstempels, können Sie dieses mit F2 bearbeiten. Mit Strg+C können Sie Kommentare kopieren und dann per Strg+V in mehrere andere markierte Zeitstempel einfügen. Per Rechtsklick auf das Kommentarfeld können Sie ebenso einen freien Text oder einen bestehenden Textbaustein einbinden.

Die Zeitstempel können Sie können Sie natürlich bei Bedarf ausdrucken. Sie können die Zeitstempel auch nach Datum oder Projekt gruppieren. Ebenso können Sie per Rechtsklick auf die Spaltenüberschrift, Spalten ein- bzw. ausblenden und so Ihren Report anpassen.

Die Tätigkeitshistorie

Um den Ablauf Ihres Projekts zu verfolgen empfiehlt es sich eine Tätigkeitshistorie anzulegen. Allerdings sollten Sie sich entscheiden, ob Sie die Tätigkeitshistorie benutzen, oder die Kommentare zu den Zeitstempeln. Die Einträge der Tätigkeitshistorie sind nicht mit Zeitstempeln verknüpft. Der Einsatz ist also dafür gedacht, den Projektverlauf zu dokumentieren, aber nicht die Tätigkeiten einzelner Zeitstempel festzuhalten. Klicken Sie in den Projekteigenschaften auf den Reiter "Historie". Hier können Sie jederzeit einen Eintrag für das Projekt erstellen.
 

In den Projekteigenschaften können Sie festlegen, ob Sie automatisch nach dem Historieneintrag oder dem Zeitstempelkommentar gefragt werden, sobald Sie ein anderes Projekt starten, oder ein Projekt stoppen. Sie können die Eingabe auch zentral in der Konfiguration steuern. Dann müssen Sie in den Projekteigenschaften "Aus Konfigurationseinstellung (Benutzer)" auswählen. Die Einstellung wird bei Anlage von neuen Projekten gespeichert und übernommen.

Wollen Sie andere Mitarbeiter über den Stand des Projekts am Laufenden halten, haben Sie die Möglichkeit diese per E-Mail über den Projektfortschritt zu informieren. Die Einstellungen hierzu finden Sie in den Projekteigenschaften im Registerblatt "Weiteres".

Die Historie können Sie natürlich bei Bedarf ausdrucken.

Anlegen neuer Aufgaben in der Aufgabenliste

Um eine neue Aufgabe anzulegen klicken Sie auf das grüne "Plus" und vergeben einen Namen für die Aufgabe. Dieser "Betreff" wird auch in Ihrer Aufgabenliste angezeigt. Die ID zur Aufgabe wird automatisch vergeben. Sie dient dazu in einem Meeting eine bestimmte Aufgabe leicht zu referenzieren und kann nicht geändert werden.

Jeder neuen Aufgabe müssen Sie ein bestimmtes Projekt zuweisen.

Die Priorität der Aufgaben reicht von Niedrigste bis Sofort. Für die Priorität "Sofort" sind die Felder "Fällig am" und "Beginnt ab" irrelevant, da die Aufgabe ja sofort fällig ist.
In der Aufgabenliste können Sie Ihre Aufgaben durch klick auf die Spaltenüberschrift auch nach Priorität sortieren.

Geben Sie als Bearbeiter die Person ein, die die Aufgabe bearbeiten soll. Sie können auch einen Teil des Namens eingeben und "Eingabe" auf Ihrer Tastatur drücken. Xpert-Timer wählt dann den entsprechenden Mitarbeiter automatisch aus.

Um Ihre Aufgaben besser zu sortieren, können Sie diese in Kategorien unterteilen. Diese Kategorien können Sie selbst in der Konfiguration des Xpert-Timer festlegen. In der Aufgabenliste können Sie dann Ihre Aufgaben nach diesen Kategorien filtern oder gruppieren.

Möchten Sie die Aufgaben in Ihrer Aufgabenliste erst zu einem bestimmten Zeitpunkt stehen, dann geben Sie ein Datum im Feld "Beginnt ab" an. Erst bei Erreichen des angegebenen Datums, wird die entsprechende Aufgabe in der Aufgabenliste angezeigt.

Ein Fälligkeitsdatum wird benötigt, wenn die Aufgabe bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein sollte.

Optional können Sie die Dauer der Aufgabe schätzen. Bei Bedarf können Sie die Spalte "Dauer" in Ihrer Aufgabenliste einblenden und drucken.

Als letztes geben Sie eine ausführliche Beschreibung zu Ihrer Aufgabe an. Dazu können Sie auch Textbausteine nutzen, die Sie ebenfalls in der Konfiguration festlegen können. Per Rechtsklick in den Textbereich haben Sie noch weitere Optionen, z.B. zum Einfügen des Benutzernamen, des Datums oder der Uhrzeit.

Um eine Aufgabe automatisch in den Status "Wird bearbeitet" zu setzen, wählen Sie "Aufgabe starten". Der Betreff der Aufgabe wird auch automatisch in den Zeitstempel geschrieben und die Zeit der Aufgabe gestartet.

Sie können in der Aufgabenliste auch jederzeit Ihre Aufgaben per drag&drop verschieben. Nehmen Sie dazu einfach eine Aufgabe mit der Maus und ziehen diese in eine andere Kategorie oder ein anderes Projekt.

Erledigte Aufgaben können später auch wieder eröffnet werden. Wählen Sie dazu die entsprechende Aufgabe, klicken auf "Bearbeiten" und nutzen den Knopf "Wiedereröffnen".

Weitere Informationen zur Aufgabenliste finden Sie im Kapitel "Aufgabenliste"