Mitarbeiterdaten

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Mitarbeiterdaten

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Über den Menüknopf "Neuer Mitarbeiter", "Mitarbeiter bearbeiten" oder wenn Sie auf einen Mitarbeiter in der Mitarbeiterverwaltung doppelklicken, gelangen Sie in die Mitarbeiterdaten.

Die einfachste Möglichkeit, neue Mitarbeiter am Xpert-Timer System anzumelden, ist den Xpert-Timer von deren Computer aus zu starten. Immer, wenn ein Mitarbeiter noch nicht in der Datenbank gefunden wurde, wird dieser neu angelegt. Auf diese Weise kann es Ihnen nicht passieren, dass Sie falsche Windows Benutzerkennungen anlegen. Die neuen Benutzer werden automatisch alle mit Basis-Rechten ausgestattet. Stellen Sie sicher, dass Sie nachträglich dem entsprechenden Mitarbeiter die nötigen Rechte zuweisen.

Im Xpert-Timer gibt es drei unterschiedliche Anmeldemodi:
 

Standard

Dies ist der Mitarbeiter, der sich täglich am Xpert-Timer System anmeldet.

Keine Anmeldung

Dieser Mitarbeiter wird zur Verwaltung angelegt und loggt sich niemals selbst im System ein, um Daten zu erfassen. Unter diesem Benutzer werden zum Beispiel externe Mitarbeiter erfasst, die am Projekt mitarbeiten, aber sich nicht selbst im System anmelden.

Nur Android

Nur Android Benutzer nutzen Ihr mobiles Gerät zur Zeiterfassung und schicken die Daten zum zentralen Server. Auch Sie melden sich niemals am Xpert-Timer Pro System auf Windows an.

Weiteres

Hauptarbeitsgruppe

Haben Sie die Arbeitsgruppen in Ihrem System aktiviert (über das Administrationsprogramm XTAdmin), muss jeder Mitarbeiter einer Hauptarbeitsgruppe zugeordnet werden. In dieser Arbeitsgruppe werden neu erstellte Projekte des Mitarbeiters erstellt.

E-Mail

Sollten Sie die E-Mail Funktionen im Xpert-Timer nutzen, geben Sie an dieser Stelle Ihre E-Mail Adresse an. Der Xpert-Timer ermöglicht es Ihnen per Knopfdruck Reports oder Info-E-Mails zu versenden. Noch schneller geht es, wenn Sie Ihren Report immer an den gleichen Empfänger schicken. Klicken Sie z.B. mit der rechten Maustaste auf ein Projekt und wählen "Statusreport per E-Mail". Der Standardempfänger steht dann bereits in Ihrem E-Mail Dialog.


 

Bitte lesen Sie das Kapitel "Sicherheitsstufen" in Bezug auf die Einstellung beim Mitarbeiter.

Abrechnung

Die Abrechnung dient zur Kalkulation der internen, sowie externen Kosten bei Projekten. Sie können bei jedem Projekt hinterlegen, welchen Projektstundensatz dieses hat. Allerdings tritt auch oft der Fall auf, dass mehrere Mitarbeiter an einem Projekt arbeiten, aber unterschiedliche Stundensätze dafür dem Kunden in Rechnung gestellt werden. So wird der Ingenieur z.B. mit 90.- € / h verrechnet und der Azubi nur mit 40.- € / h. Um das Projekt auf Basis unterschiedlicher Mitarbeiterkosten zu kalkulieren, müssen Sie beim Projekt den Abrechnungssatz vom Mitarbeiter beziehen und bei den einzelnen Mitarbeitern einen verrechenbaren Stundensatz hinterlegen. Die tatsächlich im Unternehmen anfallenden kalkulatorischen Kosten für den Mitarbeiter geben Sie in das Feld Preis pro Einheit (intern) ein.

Die Angabe der Arbeitsstunden pro Tag beziehen sich auf die Anzeige der Gesamt Arbeitsstunden auf der Zeitleiste. Wird länger als die hier genannte Stundenzahl am Tag gearbeitet, erscheint die Gesamtarbeitszeit auf der Zeitleiste in roter Schrift. Ebenso dient diese Angabe zur Darstellung der Über-/ bzw. Unterstunden im Report "Kommt/Geht" des jeweiligen Mitarbeiters.

Verplanbare Arbeitsstunden pro Tag dienen ausschließlich zur Kalkulation des Endes eines Projekts. Werden als z.B. 200 geschätzte Stunden für ein Projekt angegeben, an dem 3 Mitarbeiter mit je 5,00 verplanbaren Arbeitsstunden arbeiten, kalkuliert Xpert-Timer genau wie viele Tage es dauern würde um das Projekt fertig zu stellen.

Registerkarte Arbeitsgruppe

Planen Sie, die Sichtbarkeit Ihrer Kunden und Projekte auch über die Arbeitsgruppen einzuschränken, müssen Sie den Arbeitsgruppenmodus des kompletten Xpert-Timer aktivieren. Dies tun Sie im Administrationsprogramm "XTAdmin". Dort legen Sie den Arbeitsgruppenmodus fest. Lesen Sie dazu bitte das Kapitel "Arbeitsgruppen".

Im Reiter Arbeitsgruppen können Sie dann, nach Aktivierung des Arbeitsgruppenmodus, die Benutzer bestimmten Gruppen zuordnen. Diese Gruppen helfen bei der Organisation der Mitarbeiter und fungieren auch als Filter im Auswertungsmodul und der Projektzuordnung.

Setzen Sie einfach einen Haken in den Gruppen, in denen der Mitarbeiter arbeitet. Nutzen Sie das Plus, um weitere individuelle Arbeitsgruppen hinzuzufügen.

Registerkarte Rechtegruppen

Erstellen und vergeben Sie Zugriffsrechte. Sie können individuelle Rechtegruppen erstellen und diese dem jeweiligen Mitarbeiter zuordnen. So hat ein Abteilungsleiter oft mehr Rechte als ein Sachbearbeiter. Sollten Sie hier eine neue Rechtegruppe erstellen, müssen Sie dieser noch die beinhalteten Rechte, bzw. Zugriffsoptionen zuweisen. Dies tun Sie im Hauptdialog der Mitarbeiterverwaltung. Auch die beinhalteten Rechte sehen Sie in diesem Dialog nicht. Dazu müssen Sie ebenso in den Hauptdialog "Mitarbeiterverwaltung" wechseln.

Registerkarte Erfasste Zeiten

Die Registerkarte "Erfasste Zeiten" gibt Ihnen einen Überblick, wie viele Stunden der Mitarbeiter pro Monat gearbeitet hat. Diese Auswertung können Sie auch als Kommt/Geht Übersicht nutzen. Dabei werden die beim Mitarbeiter hinterlegten Arbeitsstunden pro Tag zugrunde gelegt. Bitte beachten Sie, dass die Summe der Zeitstempel berechnet wird. Per Rechtsklick können Sie diesen Report auch ausdrucken. Ebenso stehen einige Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Sie können jede Ansicht drucken.

Registerblatt Reports

Im Registerblatt Reports können Sie die Mitarbeiterreports bezogen auf einen Mitarbeiter anzeigen lassen. Wählen Sie aus unterschiedlichen Ansichten. Bitte bedenken Sie, dass Xpert-Timer keine Arbeitszeiterfassung ist. Xpert-Timer kennt rechnerisch keine Wochenenden, Überstunden, Krankheitstage oder Feiertage. Diese Reports dienen Ihnen lediglich für den groben Überblick der erfassten Projektzeiten.

Registerblatt Zusatzmodule

Im Registerblatt Zusatzmodule können Sie Ihren Mitarbeitern die Datensynchronisation und das externe Reporting zuweisen.

Bitte lesen Sie die genaue Anleitung zur Aktivierung der Synchronisation.

Mit dem externen Reporting können Sie individuelle Reports auf Basis Ihrer Datenbank erstellen. SQL Kenntnisse müssen vorhanden sein, um die entsprechenden Abfragen aus der Datenbank vorzunehmen.

Registerblatt Synchronisation

Nutzen Sie die Synchronisationsoption des Xpert-Timer (mit Android App oder Windows Gerät), dann sehen Sie diesen Tabreiter "Synchronisation". Dort finden Sie eine Liste der letzten Synchronisationsläufe des entsprechenden Mitarbeiters.

Registerblatt Projekte

Im Registerblatt Projekte sehen Sie eine Übersicht der dem Mitarbeiter zugeordneten Projekte. Dies ist dieselbe Ansicht, wie Sie sie von der Projektzuordnung kennen. An dieser Stelle können Sie nochmals kontrollieren, ob Ihrem Mitarbeiter die korrekten Projekte zugeordnet sind und auch entsprechende Anpassungen vornehmen.